Wie automatisiere ich den Onboardingprozess nahezu komplett?
Die effiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen stellt eine wichtige Aufgabe eines jeden Unternehmens dar. Der Onboardingprozess ist meist mit viel Aufwand und Zeit verknüpft. Doch mit der richtigen Herangehensweise lassen sich Ressourcen einsparen und die Mitarbeiter:innen zufrieden einarbeiten. Ich zeige dir, wie das funktioniert.
Definition: Onboardingprozess
Unter einem Onboarding Prozess versteht man die Einstellung und zielgerichtete Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen. Das Onboarding, ein Konzept aus dem Personalmanagement, nutzt dafür Maßnahmen, die es Mitarbeitenden erleichtern sollen, sich “an Bord” des neuen Unternehmens zurechtzufinden.
Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet in der Regel mit der Probezeit, also nach ca. sechs Monaten. Der Zeitraum ist jedoch oft unterschiedlich, da Arbeitsbeginn und die Komplexität der neuen Arbeitsstelle stark variieren können.
Was sind die Aufgaben und Ziele von Onboarding?
Schnelle und sichere Heranführung der neuen Mitarbeiter:innen an ihre neuen Aufgaben
Beleuchtung der Unternehmenskultur und Erklärung von innerbetriebliche Prozesse
Unterstützung bei dem Kontaktaufbau und der Kontaktpflege zu anderen Mitarbeiter:innen
Das Ziel: Produktivität und Motivation des neuen Mitarbeitenden steigern und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber aufbauen.
Die drei Phasen im Onboardingprozess
Erste Phase – Die Vorbereitung
Bereitstellung von Informationen (Einladungsmail, Termin für ersten Arbeitstag, etc.)
Stärkung des Bildes als attraktiver Arbeitgeber durch einen Einstiegstag, Willkommenspakete, etc.
Einrichtung des neuen Arbeitsplatzes (Zugang zum Büro, Hardware, Firmenwagen oder ÖPNV-Ticket, Arbeitskleidung, etc.)
Zweite Phase – Die Orientierung
Einführung in die neuen Aufgabengebiete (Zugänge und Passwörter einstellen)
Bekannt machen mit Kolleg:innen, Unternehmensprozessen und Kultur (beispielsweise gemeinsames Mittagessen oder Brainstorming)
Dritte Phase – Die Integration
Regelmäßige Feedbackgespräche (Eindrücke und Emotionen darlegen, sowie den aktuellen Stand der Einarbeitung ins Unternehmen)
Teambuilding, wie etwa Gruppenmeetings oder Teambuilding-Maßnahmen, um Kontakte zu fördern
Automatisierung des Onboardingprozesses
Einstellung
Die Stellenausschreibung wird im Hintergrund mit einer Software oder einer Datenbank verknüpft. Wenn sich also eine Person auf die ausgeschriebene Stelle bewirbt, wird diese Erstinformation gespeichert.
Anschließend werden automatisierte E-Mails verschickt, die über den aktuellen Stand der Bewerbung informieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Transparenz.
Die Automatisierung des Onboardingprozess ist nicht zur zeitgemäß, sondern spart auch Ressourcen. Ist der Mitarbeitende offiziell eingestellt, werden Personalfragebogen und Formulare per Mail zugeschickt. Die Daten werden dann automatisch über ein Tool an die Datenbank des Unternehmen übertragen. Alle wichtigen Dokumente werden über ein zusätzliches Tool allen Stakeholdern des Unternehmens zugänglich gemacht, wie Lohnbuchhaltung, Personalabteilung oder anderen Teammitgliedern.
Einarbeitung
Die perfekte Einarbeitung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag: Über automatisierte E-Mails und E-Learning hältst du das neue Teammitglied auf dem neusten Stand:
Was sind die nächsten Schritte, wie wird der erste Arbeitstag aussehen, was kann die Person erwarten. So starten neue Mitarbeiter:innen direkt zufrieden in den neuen Job.
Weitere Automatisierungsmaßnahmen
Eine digitalisierte Form des Unternehmensporträts: Wie ist das Unternehmen entstanden, welche Kern-Mitarbeiter gibt es, was ist das Geschäftsmodell des Unternehmens, etc.
→ gibt neuen Mitarbeitenden einen Überblick und schafft Transparenz
Eine interne, soziale Plattform zum Austausch: Mitarbeiter:innen können beispielsweise über eine Plattform Events und Meetings organisieren oder sich zu einem Kaffee verabreden.
Ein digitales und möglich anonymisiertes Feedbackverfahren für Mitarbeiter:innen: Was läuft gut im Unternehmen? Was läuft schlecht? Wo gibt es Optimierungspotenzial
Ein digitales System für wichtige Formulare: Krankmeldungen, sonstige Bescheinigungen und Fragen zu Gehältern
→ spart Ressourcen der Buchhaltung und Personalabteilung
Fazit
Der Oboardingprozess ist ein wichtiger Baustein für ein laufendes Unternehmen. Mitarbeiter:innen sollten ab Tag der Vertragsunterzeichnung bei allen unternehmensbezogenen Prozessen bestmöglich unterstützt werden. Der automatisierte Onboardingprozess schafft dies, indem er ressourcensparend und effektiv neue Mitarbeiter:innen einstellt, motiviert und in das Unternehmen eingliedert.
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